| | | |


Ukončování projektů FAQ

Dotazy prosím posílejte na mail: vrchotova@rect.muni.cz nebo sramkova@rect.muni.cz.

***

-        V projektu jsme jako koordinátoři a máme pět dalších partnerů (CEITEC a další 4 externí organizace mimo MU) – měli bychom uzavřít partnerskou smlouvu na období udržitelnosti. Existuje nějaký vzor? 

Pokud nemáte udržitelnost upravenu v partnerské smlouvě, případně máte, ale chcete ji více specifikovat, doporučujeme vytvořit dodatek k Partnerské smlouvě. Hlavní je, že podmínku udržitelnosti partneři mají uvedenu v současné partnerské smlouvě a další specifikace může následovat až po ukončení realizace projektu. Vzor partnerské smlouvy je ke stažení ZDE.

-        Do kdy je nutné partnerskou smlouvu v období udržitelnosti uzavřít?

Partnerská smlouva by měla pokrývat celé období udržitelnosti, což vychází z obecných pravidel i Rozhodnutí o poskytnutí dotace. 

-        Ve studii proveditelnosti máme v návrhu projektu k udržitelnosti uveden jen stručný text a plán prostředků dle položek rozpočtu na jednotlivé roky udržitelnosti. Byly to tehdejší plány a nyní bychom potřebovali čísla aktualizovat. To je možné udělat už teď před koncem projektu? Nebo se potom podává žádost přes změnové řízení až v období udržitelnosti? Pokud budeme aktualizovat čísla nyní, nemusíme dodržet ani celkové částky dle let ani celkovou sumu za pět let udržitelnosti nebo jaká jsou pravidla těchto úprav?

Pokud již nyní víte, že v rámci této přílohy dojde ke změně či upřesnění, nečekali bychom až na dobu udržitelnosti, ale změnu si podali co nejdříve. Těžko lze dopředu predikovat pohled MŠMT na změnu v rámci této přílohy. Určitě se nebojte změny provést tak, aby co nejvíce odpovídaly skutečnosti a uvidíte, zda to pro MŠMT bude problém, nebo změna hladce projde. Pokud vše zdůvodníte a obhájíte, neměl by to snad být problém.

-        Jak vypadá zpráva v období udržitelnosti? Co se dokládá? 

V obecné příručce verze č. 5 naleznete vzor ZoU od strany 290.

-       V obecné příručce jsou u vzoru ZoU (viz výše) uvedeny pouze vzory ke zprávám (průběžným/závěrečným), ale není zde vzor k nějakému dokladování nákladů v obd. udržitelnosti – nějaká obdoba klasické ŽoP, nemají zde žádný vzor ani k ŽoP (ta má samostatnou příručku, ale ani ta období udržitelnosti neřeší vůbec). Neexistuje ještě nějaký dokument k dokladování nákladů v období udržitelnosti?

Na samostatný dokument je ještě brzy. První projekty skončily minulý rok (spíše v jeho druhé polovině) a na MŠMT bude chvilku trvat, než upřesní způsob dokladování. Bude to spíše reakce na první odevzdané ZoU, kdy se samotný proces bude ještě pilovat. Každopádně toto téma s MŠMT v průběhu roku otevřeme, jakmile by bylo cokoliv nového, určitě dáme obratem vědět na všechna HS. Téma jsme diskutovali i s ostatními VŠ a zkušeností s ukončováním zatím moc není. Téma bude taktéž řešeno v rámci ČKR.

-        Kromě „Závěrečné zprávy o realizaci“ se někdy odevzdává také „Závěrečná zpráva projektu za celé období realizace projektu“. Jak se dozvíme, že „ZZoR za celé období“ bude pro nás povinná?

Zde se můžete plně spolehnout na systém IS KP14+, jakmile si založíte ZZoR, sám Vám nabídne správnou variantu. 

-       CBA analýza – do ní zadáme skutečná čísla čerpání za období řešení projektu a plánovaný rozpočet dle let na období udržitelnosti, který nyní aktualizujeme? 

Ano, do CBA analýzy se zadají skutečná čísla za období řešení projektu, a to jak u rozpočtu a provozní fáze, tak u socio-ekonomických dopadů, včetně aktualizace odhadu následujících roků v rámci referenčního období. Vždy je pak nutné zkontrolovat, zda má projekt „zelenou fajfku“ u finanční udržitelnosti, kladnou čistou současnou hodnotu (ČSH) a vnitřní výnosové procento (VVP) vyšší než referenční hodnotu u ekonomické návratnosti investice. 

Přepočet CBA se provádí prostřednictvím žádosti o změnu v souladu s uživatelskou příručkou IS KP14+ „Pokyny pro vyplnění modulu CBA“. Nová CBA má navázán hash žádosti o změnu, nikoli hash projektu. Na ZoR / ZoU  je vhodné vložit tisk. verzi CBA jako přílohu na obrazovce Příjmy. Dále musí být na záložce Příjmy křízek u chekboxu "Proveden přepočet v modulu CBA". 

Aktualizace socio-ekonomických dopadů a výše uvedené požadavky na ČSH a VVP se týká pouze projektů, které měly povinnost vypracovat ekonomickou analýzu. Pro projekty, kde postačovala pouze finanční analýza, jsou tyto body nerelevantní.

-        Kdy máme odevzdat dokument "Přehled hospodářského využití podpořených kapacit"? Standardně se každý rok dokládá nejpozději k 31. 7. k ZoR nebo ZoU. Tím, že nám končí projekt a letos už nic dalšího předkládat nebudeme (ZoU bude až příští rok), neměli bychom doložit už teď v rámci ZZoR?

Přehled hospodářského využití podpořených kapacit zpracováváme na OPR a odevzdáváme na ŘO hromadně za celou MU. Do vypořádání připomínek ZZoR dejte prosím informaci o tom, že budeme předkládat hromadně za celou MU standardně v červenci 2021. Následně Vás budeme informovat, jak postupovat vůči ŘO, ale vloni byl postup takový, že každý projekt ještě sám za sebe poslal depeši prostřednictvím IS KP14+, aby byla zachována auditní stopa v rámci projektu. 

-        V Metodickém dopisu k udržitelnosti ze dne 15. února 2021,  je v kapitole 7.1.5 Průběžná zpráva o udržitelnosti projektu uvedeno: „Pro projekty, u kterých má příjemce/partner povinnost uchovat majetek pořízený v průběhu realizace po určitou dobu, platí, že v případě poškození, nefunkčnosti, ztráty či odcizení tohoto majetku příjemce informuje ŘO prostřednictvím této zprávy o jeho náhradě.“ Jakého majetku a jakých typů výzev se uvedená podmínka týká?

Povinnost uchovat majetek, stejně jako případně informovat ŘO o jeho náhradě z důvodu poškození, ztráty či odcizení, je společná pro všechny výzvy, které mají v podmínkách výzvy definovanou udržitelnost. Tato povinnost je potom podrobněji upravena ve specifických pravidlech jednotlivých výzev, např. pro výzvy 016 a 017 v kapitole 7.3.6:

 „U projektů ERDF výzvy pro vysoké školy a výzvy Výzkumné infrastruktury pro vzdělávací účely – budování či modernizace se udržitelnost vztahuje na veškerou infrastrukturu pořízenou, vytvořenou, dobudovanou a modernizovanou v rámci realizace projektu a z prostředků projektu. Pořízená infrastruktura je primárně využívána v souladu s tím, k čemu byla pořízena a zároveň v souladu s pravidly veřejné podpory, viz kapitola 15.

Dlouhodobý hmotný a nehmotný majetek, u něhož jsou výdaje na pořízení zahrnuty do způsobilých výdajů projektu, nesmí příjemce po celou dobu realizace a udržitelnosti projektu prodat ani jinak zcizit. Tímto není dotčena prostá obměna majetku, zejména v souvislosti s technologickým rozvojem, kdy se druhově stejný majetek nahrazuje technologicky rozvinutějším…“

Povinnost vykazovat náhradu je pouze v případě poškození, ztráty či zcizení (neřešíme teď specifické případy jako zapůjčení, zatížení zástavním právem, věcným břemenem či převedení majetku jinému subjektu, ty podléhají vždy předchozímu schválení ze strany ŘO). Pokud tedy například počítač po třech letech, kdy již může být z pohledu Vašich potřeb morálně zastaralý, vyměníte za jiný počítač z nové modelové řady s lepší technickou konfigurací, který bude sloužit stejnému účelu, jedná se o prostou (přirozenou) obměnu majetku a není třeba ji vykazovat a zdůvodňovat (a to samozřejmě i bez přijetí Metodického dopisu). Obdobně tak v případě pořízení novějšího typu lékařského simulátoru či jakékoliv jiné infrastruktury.

Ostatně sama specifická pravidla tzv. 4výzvy v bodě 7.3.6 uvádějí „…Tímto není dotčena prostá obměna majetku, zejména v souvislosti s technologickým rozvojem, kdy se druhově stejný majetek nahrazuje technologicky rozvinutějším…“

Přijetí Metodického dopisu se snaží tyto situace optimalizovat a zjednodušit do té míry, že požadavek na průběžné hlášení každé změny v podstatě mění na jedno svodné hlášení ročně v rámci zprávy o udržitelnosti, kdy je tedy možné všechna potřebná data průběžné sbírat během roku a poté předložit najednou.

-        V rámci Závěrečné zprávy za celou dobu realizace projektu máme předložit "Celkové náklady akce" ve specifické příloze, která by měla být dostupná v pravidlech pro příjemce. V pravidlech jsem žádný takový dokument nenalezla, ani ve specifické příručce. Web MŠMT pod výzvou či obecnou příručkou také nic nenabízí. Chci se zeptat, zda takovou přílohu nemáte?

Tato specifická příloha není vytvořena, resp. není nikde na webu MŠMT dostupná. Doporučujeme odevzdat ve formě, jak jste byli zvyklí po dobu realizace, tedy výsledovku za celou dobu realizace projektu (investice/neinvestice). Pokud bude MŠMT chtít další upřesnění, určitě jej v rámci připomínek uvede. Zatím u projektů, které odevzdávaly, stačily výsledovky.

Co se týče obecně ukončování projektů, tak samo MŠMT zatím nemá jednotný postup nebo přístup k tomu, co po kterém projektu chtějí a teprve se postup učí. 

-        Chtěla bych se zeptat, zda budeme za MU vytvářet nějaký jednotný dokument pro sledování odúčtování nezpůsobilé dovolené a jednotkové sazby ke konci projektu? MŠMT po nás chce i sledovací tabulku provázanou na MZ526.

Dokladuje se sestava MZ526 za jednotlivé roky realizace projektu. Z ní je patrný nárok zaměstnance na počet dní (týdnů) dovolené, samotné čerpání dovolené a odúčtování přečerpané dovolené. V současné chvíli nepředpokládáme, že by nám Magion vytvářel něco nového, primárně dokládáme sestavy, které máme k dispozici. Uvidíme, jaké budou další požadavky ze strany ŘO. Zatím u projektů, které odevzdávaly, nám MŠMT vzalo jako dostačující MZ526.

-        Jak dlouho máme povinnost uchovávat projektovou dokumentaci?

Rozhodující je, jaká verze spisového řádu platila v době ukončení konkrétního spisu. Podle toho se tedy vždy aplikuje spisový řád, platný v době ukončení projektu/spisu (Směrnice MU č. 2/2016 Spisový řád).

Pokud v době ukončení Vašeho projektu platila verze spisového řádu do 31. 12. 2018, potom je skartační lhůta 20 let od ukončení projektu. Pokud končíte po 1. 1. 2019, potom je skartační lhůta 10 let po ukončení projektu. Skartační lhůta se určuje počtem let od 1. ledna po roce, ve kterém nastala spouštěcí událost. Pokud by v konkrétním případě délka skartační lhůty nestačila, je možné si požádat Archiv MU o její prodloužení.

-        Udržení velikosti realizačního týmu v období udržitelnosti u výzvy Rozvoj výzkumných kapacit I - do jaké míry je nutné udržet odborný realizační tým v době udržitelnosti? Je nutné, aby existovaly i nadále pracovní skupiny, které připravovaly Akční plán a podílely se na jeho implementaci do odeslání Interim Assesment? 

Pravidla pro žadatele a příjemce nenařizují, ani dále neupravují povinnost udržovat odborný realizační tým v období udržitelnosti. Udržitelnost projektu se ve výzvě „Rozvoj výzkumných kapacit I“ vztahuje pouze na aktivitu a). Pro příjemce je stanovena pouze povinnost doložit „Zprávu externího zhodnocení Evropské komise“. Tuto zprávu je příjemce povinen předložit v rámci závěrečné zprávy o udržitelnosti projektu.

-        Bude možné prodloužení realizace projektů nad nejzazší datum stanovený výzvou? Důvodem je problematická situace na stavebním trhu, firmy se postupně rozhodly odstoupit z VZ. Především došlo k výraznému navýšení cen stavebních materiálů na trhu a nedostatku materiálů.

Odpověď ŘO: Je nutné připustit, že za určitých okolností by se o takovém prodloužení dalo uvažovat, a to pokud by se po důkladném posouzení ze strany ŘO ukázalo, že předložená žádost ze strany projektu je objektivně zdůvodněna a je oprávněná. Následně by mohlo dojít ke změně výzvy, kde by došlo k úpravě nejzazšího data pro ukončení fyzické realizace projektu, čímž by byly vytvořeny podmínky pro prodloužení realizace projektů. Beze změny výzvy však není možné připustit realizaci projektu, která by přesahovala hranici uvedenou ve výzvě.

-         Lze z nepřímých nákladů či paušálu hradit zaměstnance, kteří se podílejí na vyhotovení závěrečné zprávy, která se však tvoří až po ukončení fyzické realizace projektu (peníze jsou vynaloženy v souvislosti s projektem, ale až po jeho fyzické realizaci)? Případně je v souladu se zákonem si ponechat NN či paušál, i když proti nim nemáme reálné náklady v době realizace projektu?

Prostředky NN nebo paušálu se v souladu s PpŽP považují za způsobilé ve vazbě na vykázané způsobilé přímé výdaje. Pro NN nebo paušál proto není v PpŽP stanovena povinnost odděleného účtování na projekt, skutečně vynaložené výdaje na NN nebo paušál nejsou předmětem kontroly ze strany ŘO. Příjemce může tyto prostředky použít libovolně při dodržení legislativy a dalších závazných postupů (vč. interních směrnic příjemce).

-        Dotaz na závaznost přílohy č. 6 - výstupy - lze realizovat změny v případě, že jsme naplnili (početně) dané indikátory, ale máme je naplněny v jiných poměrech (např. dle fakult, dle SP), než jsme uváděli v příloze a v popisu indikátoru? Lze realizovat na konci projektu změny popisu indikátorů, pokud početně indikátor naplníme či dokonce přeplníme? 

Indikátory se naplňují jako celek, rozhodující je tedy vztah dosažené hodnoty k hodnotě cílové, která je pro příjemce závazná. Upozorňujeme zároveň, že přeplnění cílových hodnot indikátorů je podle Pravidel pro žadatele a příjemce podstatnou změnou, o kterou je nutné ŘO požádat, pokud by dosažená hodnota převýšila 25 % původní cílové hodnoty indikátoru. Změnu přílohy, která je nedílnou součástí žádosti o podporu, a tedy také součástí závazku příjemce, je nutno provést provést formou změnového řízení. Stejně tak je nutné požádat o změnu popisu indikátorů. V obou případech je nutné požadované změny řádně odůvodnit.

-       Můj dotaz zní: Na základě pokynu z Informací k databázi výstupů, lze poskytnout výstupy projektu formou otevřené licence CC i u projektů, které se řídí Pravidly pro žadatele a příjemce verze 4, kde se hovoří pouze o licenční smlouvě? Je třeba předem konzultovat u příjemců řídících se verzí 4 možnost využití CC a naopak u verze 5 využití Licenční smlouvy?

Děkuji za Váš dotaz. Potvrzuji pokyny z informačního dokumentu k databázi výstupu - ano, lze poskytnout výstupy projektu formou otevřené licence CC i u projektů, které se řídí 4. verzí Pravidel. Tato možnost vychází i ze znění právního aktu (většinou části II, bodu 18). Zároveň potvrzuji, že je možné postupovat v souladu s informacemi v materiálu MŠMT Informace k databázi výstupů projektů OP VVV, tedy buď využít licenční smlouvu, nebo povolenou formu otevřené licence bez ohledu na verzi Pravidel a tuto skutečnost není třeba s ŘO předběžně konzultovat.

- odpověď ředitele odboru MŠMT Ing. Michala Plechatého z 11. 10. 2021 

 


nahoru